Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Motivatieverslag en assortimentsproces’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Motivatiezin’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Past de gewenste invloed bij de beschikbare ruimte?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Verwachting kandidaat komt uit op 1 processtappen. Bij vastgelegde route staat 4 processtappen. Het verschil bedraagt 3 processtappen in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Motivatieverslag en assortimentsproces’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Motivatiezin’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Leg de gewenste vrijheid vast». Registreer bij «Verwachting kandidaat» de waarde 1 processtappen. Registreer 4 processtappen op een afzonderlijke regel voor «Vastgelegde route». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Motivatieverslag en assortimentsproces. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Beschrijf de vier stappen’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Motivatiezin’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Geef beide gesprekspartners ruimte om hun eigen verwachtingen te toetsen. Het gaat om zelfstandig ondernemerschap. Bij de vraag ‘Leg de gewenste vrijheid vast’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een kandidaat verwacht volledige vrijheid. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Motivatieverslag en assortimentsproces’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over leg de gewenste vrijheid vast zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor formulemanager en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
